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          檔案鑒定理論在企業檔案工作中的運用

          來源:xinxi 發布時間:2021-04-27 點擊數:
            檔案鑒定理論是對檔案價值規律和檔案鑒定原則、標準的理論總結和科學提煉,對鑒定實踐具有普遍的指導意義。而企業檔案工作比較重視檔案資料收集工作,檔案只進不出,鑒定工作滯后,因此,加強企業檔案鑒定工作具有重要意義。本文從國內外主要檔案鑒定理論出發,結合我國企業檔案工作實際,論述檔案鑒定理論在企業檔案工作的實踐運用。   國內外主要檔案鑒定理論   1.年齡鑒定論   1901年,德國檔案學家邁斯奈爾提出了年齡鑒定論。他的檔案鑒定原則包括:事關檔案存毀的決定必須當機立斷;必須避免極端行為,既不要過于謹慎,也不要過于隨便;不要以抽象概念作為價值標準;高齡案卷應當受到尊重,為暫時目的使用的案卷在目的達到后應當銷毀;一個永久性機構成立經過的案卷應當保存。年齡鑒定論以檔案形成時間為主要鑒定標準,在檔案界引起了很大反響,具有開創性意義。他第一次提出了“高齡案卷應當受到尊重”的著名思想,這使歷史檔案得以妥善存留。同時,他提出了較為系統的鑒定原則與標準,構建了一個鑒定理論體系,在理論和實踐上均是一次重大突破。   2.職能鑒定論   20世紀二三十年代,波蘭檔案學家卡林斯基接受并發展了邁斯奈爾鑒定理論,提出了更具操作性的鑒定理論和標準,其理論核心是“職能鑒定論”,即檔案文件的價值取決于產生機關的職能及其在政府機關體系中的等級地位。他認為應按照文件形成機關在政府機構體系中的地位和職能的重要性,來確定檔案文件的價值及保管期限。   3.行政官員決定論   1922年,英國檔案學家詹金遜在《檔案管理手冊》中闡述了行政官員鑒定觀。他認為檔案鑒定應由行政官員自行決定,檔案人員不參與文件鑒定。因為文件是行政活動和事務處理的原始證據,不能允許后來的加工整理者進行人為于預,否則文件的原始證據性就會遭到損害。這一思想存在一定的局限性,主要表現在:行政官員難免會出于個人目的而刻意剔除、銷毀甚至編造于己不利或有利的文件,不利于維護檔案的原始證據性;排斥檔案人員參與鑒定不利于保證檔案的總體質量;排斥檔案人員參與鑒定也不利于檔案價值的充分發現與實現。   4.文件雙重價值論   1956年,美國檔案學者謝倫伯格在其代表作《現代檔案——原則與技術》中系統地闡述了:公共文件具有兩種不同的價值,一是對形成機關的第一價值(包括行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值等);二是對其他機關和個人利用者的第二價值(包括證據價值和情報價值)。與行政官員決定論相比,雙重價值論具有明顯的進步與深刻之處。它避免了鑒定的片面性,有利于全面發現檔案的歷史價值,反映出歷史檔案與現行文件的密切聯系。同時,是把檔案價值根據不同需求主體區分為兩種形態,使認識更加深入。   5.我國的檔案鑒定原則:本位原則   和寶榮教授以檔案室歸檔實踐為基礎,提出了富有中國特色的檔案鑒定法則——“本位原則”:(1)“為我”性。即以我為主,在檔案客體既定的情況下,鑒定的關鍵問題是主體及主體需要。檔案價值鑒定,往往考慮“為我用”價值,把“為我”性放在首位。(2)“兼顧”性。本位為主,同時兼顧社會需要。其檔案價值的走向是從第一價值走向第二價值,即從本位走向社會,本位在開展鑒定時,要把本位的需要放在整個社會需要中去分析,衡量和評價。(3)多樣性。本位原則,意味著尊重檔案價值的獨特性、多樣性,因為本位的需要是多樣化的,本位也具有多種多樣的個性,承認因本位多樣性的需要而存在檔案價值的多樣性,那么在鑒定檔案時,要牢牢把握本位具體特征,對具體問題作具體分析,全面深入地認識檔案的自身價值。   檔案鑒定理論在企業檔案工作中的實踐運用   1.企業檔案工作特點   企業檔案鑒定工作的中心在檔案室,重點在歸檔鑒定。我國檔案鑒定從組織上看分為3個層次:第一層次,在文件立卷歸檔之時,由文書部門或業務部門進行的,這是文件歷程中最重要的一次鑒定,整個檔案鑒定的基礎就是在此時奠定的,因為此時既要對無保存價值的文件進行剔除,又要對有保存價值的文件劃分保管期限,并據此分別立卷;第二個層次是當案卷保存期滿,尤其是將移交檔案館之前,在機關檔案室進行的,主要內容是對立卷歸檔確定的保存期限進行復查;第三個層次是在檔案館中進行的,一般是屬于定期復查的性質,對保存期不妥的檔案進行調整以至銷毀。這3個層次鑒定第一層次最為重要,后兩個層次的鑒定實際上只是對第一層次的鑒定起著修正和補充作用。所以說,選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的實質內容,通過科學的鑒定,才能把有價值的文件轉為不同保管期限的檔案,使企業的知識信息精華得到有效保存。   2.行政官員決定論的實踐運用   歸檔鑒定一般由歸檔單位領導核定檔案的存留及保管期限。在李和平主編的《〈企業檔案工作規范〉實施指南》(以下簡稱《指南》)一書中明確指出:“企業應成立由主管領導、職能部門、專業技術人員的檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組),負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定?!边@一條界定了檔案鑒定的主體,包括主管領導、職能部門。這條正是行政官員決定論與職能鑒定論較好的融合運用。一方面為保證鑒定準確、去留無誤,在制定檔案鑒定標準之前,要成立檔案鑒定工作小組。另外,要求根據國家有關檔案業務規范性文件,梳理本單位各部門職責,制訂鑒定標準、鑒定的程序和方法。這樣制訂的歸檔范圍條款更細、更具體、更明確,操作性更強,更適合各部門實際情況,能夠有效避免各部門之間的重復歸檔。   3.雙重價值論的實踐運用   企業檔案是國家檔案全宗中的重要組成部分,所以也要考量檔案的社會價值?!吨改稀分兄赋觯骸?a href=http://www.authenticnflfanatic.com target=_blank class=infotextkey>檔案保管期限應根據文件對企業、國家和社會所具有的現實和今后工作查考、憑證作用,以及歷史研究價值確定?!边@一條中就包含了雙重價值理論:即現實的工作考查、憑證等實用價值以及歷史研究價值。檔案的使用價值是由檔案的內容及其滿足利用者需要的程度所決定的,文件歸檔鑒定是否正確、科學,最終要由檔案利用實踐來驗證。但當前利用率低的檔案不一定就沒有價值,一段時間后,有的檔案則會顯現出利用價值。   4.“以我為主”原則的實踐運用   選擇本單位形成的文件材料作為歸檔重點。目前在企業實際工作中,往往只注意到留存有正式編號的“紅頭”文件,對于一些沒有經過登記編號文件及內部文件不注意留存,如領導在各種會議上的講話稿、各種會議記錄、重要的專題調研材料、統計報表等。而這些往往正是反映本部門主要職能活動和歷史面貌的主要文件,應當重點保存。否則一旦在歸檔時被剔除,無法從其他途徑彌補。所以,《指南》寫到:“突出‘以我為主’原則,從反映企業主要職能和重要活動以及維護企業歷史面貌的角度出發,準確地確定企業檔案的保管期限?!逼髽I歸檔工作堅持“以我為主”的具體做法是:要求一個立檔單位即一個全宗的檔案內部由本企業產生的文件材料為主,以上級機關、下級機關、同級機關產生的文件材料為輔,以本企業的中心工作為主干線來收集、整理、鑒定歸檔文件材料?!耙晕覟橹鳌辈⒎恰吧舷驴彻狻?,與本單位有關聯的文件也要適當留存。   企業檔案鑒定工作的趨勢   1.鑒定標準向更利于實際程序化、系統化的方向發展   愈早的鑒定體系,其標準愈抽象,鑒定人員難以把握。邁斯奈爾的鑒定標準雖然使檔案鑒定工作開始擺脫純經驗操作階段,但是標準過于粗糙??炙够穆毮荑b定標準繼承和發展了邁斯奈爾的鑒定思想,而且更具操作性,但是沒有具體的文件處置一覽表,更談不上文件保管年份的細分,因此具體操作時鑒定者還是難以掌握。為了避免在檔案前期鑒定中的主觀性,立檔單位必須以國家規范性文件為依據,在細致周密梳理本企業生產、經營范圍及各部門職責基礎上,科學制定出本單位統一的、具有可操作性的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》,并在征求各部門及有關專家的意見、進行充分論證后方可施行。   2.鑒定成為檔案優化的主要措施   檔案優化是指館藏量與信息量的最佳比例關系,即在最低限度館藏量的情況下,保存最大限度的必要信息量。隨著現代文件的數量日益膨脹,許多國家檔案館在探索如何有效地控制進館數量并確保館藏質量的問題。檔案優化就是在這種背景下提出的。于是,檔案鑒定與檔案優化直接聯系起來了,無論是比例鑒定法、選樣保管法,還是通過文件管理加快對現行文件的處置、或者限制進館等,這些措施事實上都是鑒定本身。   3.效益標準日顯作用   檔案保管需要一定的物質基礎,有很多方面的費用支出,如保存空間、裝具、人力等。檔案鑒定人員在判定檔案價值時必須考慮保管費用因素。陳兆、和寶榮兩位教授根據實際工作的經驗教訓,提出了必須研究保存效益的觀點,認為只有“當檔案發揮作用所帶來的利益,超過因保存檔案所付出的代價時,才具有保存價值”。馮惠玲和何嘉蓀教授也持同樣的觀點,馮惠玲教授認為:“任何一個社會、任何一個國家所能提供的檔案保存能力都是有限的,人力、物力、財力等因素必然直接制約檔案保存的質量和數量。因此,在鑒定工作中應摒棄不計成本、多多益善的觀點,要考慮一下每份檔案是否值得保存,值得保存多久?!?   鑒定標準是在現有的客觀現象和實踐經驗的基礎上深入分析、研究之后,歸納、提煉出來的一般性規律認識,應隨著社會的發展不斷充實、發展和驗證。

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