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          基于數據管理層次的分析主要是從檔案數據元素規范

          來源: 發布時間:2020-06-11 點擊數:
          基于數據管理層次的分析主要是從檔案數據元素規范、檔案著錄結構規范、檔案數據交換格式規范等三個層面對相關標準進行研究。首先,檔案管理需要良好的數據元素規范,由于檔案數據元素規范主要來源于相關法規標準,或是參照其他基本元素規范和自定義規范,因此需要引用參考大量的相關標準。同時,對于基本的數據元素需要采用規范的方法進行描述,提倡借鑒ISO 11179對數據元素進行規范化描述。其次,著錄格式是一系列數據元素規范的綜合,是構建檔案數據庫模式的重要參考依據。它能夠更全面、準確地描述文檔,在構建檔案數據庫的過程中,著錄格式標準發揮了重要作用。在電子環境下,檔案著錄的定義與傳統認識已經有了很大拓展,與國外先進國家比較,當前我國的著錄標準普遍缺乏多級著錄思想,尚未形成完整的著錄規則體系,著錄標準化需要進一步加強。檔案信息管理系統交換格式作為事先約定的用以在不同信息資源單位進行信息交流的數據結構,對于檔案信息資源的共享具有重要的支撐作用。理論上說,如果大家都遵守相同的著錄格式,那么該格式本身就可以轉化為一定范圍內的交換格式,而事實上交換格式都是在綜合研究多種內部著錄格式的基礎上獲得廣泛認可后形成的。數字化檔案館交換格式與著錄格式之間存在著密切的聯系,但二者的目的、制定部門、數據要求、適用技術都有所差異。著錄最根本的作用在于為檢索體系提供基礎數據,交換的主要功能在于外部交流和數據共享。著錄格式和交換格式的區分不是絕對的,二者之間可以進行相互轉換。像在檔案文獻領域內應用的多種類型的著錄和交換格式,包括ISAD(G)、MARC、EAD、DC等,彼此之間都可以進行交換,這就在相當大的范圍內保障了信息的共享基礎。

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